某机关举办了一次大型会议，与会者来自全国各地;按计划和会议通知，会议闭幕的当天下午，与会人员即应离会。当会议如期宣布结束后，一位代表找到负责会务的秘书人员，说因突发情况，须两天后方能离开，并表示相关食宿费用均为自己承担。此时，该秘书人员正确的做法是()。